In GRIP. Het geheim van slim werken lijkt Rick Pastoor, voormalig binnenbaas van journalistieke start-up Blendle, alle open deuren uit alle slim-werken-en-rust-in-je-hoofd-boeken van het afgelopen decennium verzameld te hebben. Hij heeft ze alleen opgedeeld in zulke kleine, meteen toepasbare stapjes, dat nú efficiënter werken ineens niet alleen helemaal mogelijk lijkt, maar zelfs best wel leuk.
Na het lezen van GRIP, pasten wij een aantal dingen meteen toen in onze manier van werken. En dat gaf inderdaad rust, ruimte én meer resultaat. Dit waren voor ons de belangrijkste 4 leerpunten.
1. Maak afspraken met jezelf (en maak ze heilig)
Het is makkelijk om je te laten leiden door wat anderen van je vragen. Maar dat levert een hoop onrust en en zorgt er vaak voor dat je minder gedaan krijgt dan je zou willen. Het levert vooral een gevoel van schijn-productiviteit.
Want de hoeveelheid to do’s vanuit e-mails en collega’s is oneindig en ondertussen verdwijnen de prioriteiten die optellen tot jóuw persoonlijke doelen steeds weer naar de achtergrond. Niet echt bevredigend. En – mag ook best gezegd worden – niet echt leuk. Zo los je het op:
- Spreek met jezelf af dat je agenda leidend is. Dat is vanaf nu altijd en overal regel 1.
- Zet dan voor wat je écht wilt doen blokken in je agenda, zoals je dat nu waarschijnlijk al doet voor je afspraken met anderen. Dan heb je in ieder geval helder voor ogen wat je aan de kant schuift als je toch weer opspringt voor een collega aan je bureau of een mailtje of in je inbox. Niet dat je dat doet, want je agenda is leidend.
- Werk altijd uit je takenlijst, nooit uit je e-mail. Maak van een e-mail een taak als jij vindt dat je er iets mee moet.
- Zet echt álles wat je te binnen schiet op je takenlijst. Ook vage ideeën waar je de eerstkomende honderd jaar geen tijd voor denkt te hebben. Label ze als ‘ooit’. Zo blijft er geen enkele taak over die voor onrust zorgt door uit pure vergeet-angst steeds weer op te poppen als jij je wilt focussen op iets met meer prioriteit.
2. Werk elke dag aan je eigen doelen
Ooit een eigen bedrijf beginnen, meer tijd doorbrengen met je familie, een boek schrijven. Iedereen heeft ze, van die doelen die je zelf stiekem het belangrijkst vindt, maar toch het makkelijkst van je to do-lijst afvallen. Dat zorgt voor onrust en ontevredenheid en het kan ook anders.
- Schrijf je eigen missie, visie en doelen. Op je werk doe je dat toch ook, waarom zou je dat niet voor je leven doen? Denk niet alleen aan wat je professioneel belangrijk vindt, maar ook aan familie, vrienden, sporten en die langgekoesterde droom om voor het eerst sinds de kleuterschool weer iets moois te maken van papier maché om met een zelfgeschreven wensje aan je moeder te geven.
- Plan elk kwartaal een moment in om je doelen te evalueren en nieuwe doelen op te stellen. Je weet wel, in je agenda, die op basis van regel 1 leidend is waardoor je het ook gaat doen.
Houd jezelf scherp op slim werken
Je houdt jezelf scherp op slim werken, door vaste momenten in te plannen waarop je evalueert of je je missie, visie en doelen nog steeds leidend zijn. En daar meteen actiepunten aan te verbinden.
Omdat mede-kantoorverlater Tim mijn partner en zakenpartner is, hebben wij onze missie, visie en doelen samen in een document staan. Dat pakken we er aan het einde van de week standaard bij wanneer we evalueren wat we gedaan hebben en kijken welke dingen we komende week op gaan pakken.
Laat anderen niet jouw daginvulling bepalen
Door elke week zo’n evaluatie moment te hebben, zorgen wij ervoor dat we met alles wat we doen toewerken naar onze doelen en nooit uit het oog waar we ‘het’ voor doen: online geld verdienen en een passief inkomen opbouwen. Zodat we een vrij leven kunnen leiden en steeds meer zelf kunnen bepalen hoe wij invulling geven aan onze tijd.
3. Doe denkwerk maar één keer
Bespaar cognitieve energie door niet steeds het wiel uit te hoeven vinden, omdat je datzelfde wiel nog hebt liggen.
- Maak checklists voor situaties die steeds terugkeren. Dan hoef je alleen nog maar uit te voeren, niet meer na te denken. Dit hebben wij bijvoorbeeld voor blog-posts die online gaan en voor het afsluiten van de werkweek.
- Maak templates. Bijvoorbeeld voor een type mail dat je vaak verstuurt. Dan hoef je het alleen nog maar een beetje te personaliseren.
- Zet je een taak op je takenlijst? Maak het meteen actief en specifiek. Begin met een werkwoord in de gebiedende wijs. Dan hoef je later niet nog een keer na te denken wat ook alweer precies je idee was met die taak.
4. Zorg dat slim werken een gewoonte wordt
En nou nog vasthouden. Ook als je mailbox overloopt, je collega rood aangelopen een of ander triviaal maar zeer tijdrovend klusje voor je neus heen en weer blijft zwaaien en die vage kennis die nooit echt aardig tegen je is vindt dat het weer tijd is voor een kopje koffie. Zo ondervang je dat je weer afglijdt naar oude, tijdrovende en energievretende gewoontes.
- Plan een wekelijks evaluatiemoment in. Met jezelf. Natuurlijk maak je een checklist met wat je op dat moment met jezelf evalueert. Loop sowieso je persoonlijk missie, visie en doelen langs en houdt die naast je agenda en je takenlijst.
- Geef jezelf gerust feedback als dingen niet helemaal gelukt zijn. Volgende week beter, maar leer er wel van: waarom is het niet gelukt en hoe zorg je dat je volgende week de controle terug pakt?
Conclusie
GRIP leest als een stappenplan, wat top is: als je dit boek erbij haalt is dat waarschijnlijk precies de efficiëntie die je zoekt. Omdat Pastoor niet alleen zijn eigen ervaring deelt, maar ook op basis van onderzoek uitlegt waarom zijn methode werkt, blijven zijn tips extra goed hangen.
Kortom: die 3 uur die het je kost om te lezen, hadden wij zo weer terugverdiend.
Heb jij nog een gouden tip om slimmer te werken voor ons? Wij zijn benieuwd!
